Tras la sesión con Paulette, Paola, Luis y el equipo, esta es nuestra lectura del estado actual y la estrategia para desplegar inteligencia sobre su operación sin tocar el núcleo de SAP. Un plan en cuatro fases, con acompañamiento continuo a gerentes y equipo de planeación.
Paulette opera 25 boutiques con tres formatos distintos —Boutique, Café Boutique y Maison— sobre un núcleo de SAP Business One + Retail One recién consolidado. Es una marca premium con más de dos décadas de oficio, un catálogo de cerca de 100 SKUs y un equipo de más de 250 colaboradores artesanales.
El cuello de botella no es la operación —ya funciona— sino la inteligencia que la coordina. La proyección de venta, la asignación de stock, la evaluación de candidatos y el seguimiento de mantenimiento viven hoy en cabezas y hojas de Excel, no en sistemas que escalen. Cada nueva boutique, cada nueva temporada y cada nueva línea de producto multiplica esa carga manual.
La señal más clara de la sesión la dio la propia Paulette al cierre: el equipo no necesita más herramientas sueltas, necesita acompañamiento para construir una capa de inteligencia que viva sobre lo que ya tienen, sin reemplazarlo y sin ponerlo en riesgo.
“Hoy somos 25 puntos de venta. Calculamos a mano, en Excel, 100 códigos por sucursal por día. Lo podemos hacer porque dos o tres personas llevan ocho años haciéndolo — pero no es escalable.” — Equipo de planeación, sesión de descubrimiento
De todo lo conversado en la sesión, el diagnóstico se ordena en tres dolores que conviven y se refuerzan entre sí. Cualquier plan debe atender los tres — operar solo en uno no destraba la operación.
Proyección de demanda y asignación de stock por SKU, sucursal y día se hace en Excel. Genera merma costosa o desabasto. Temporadas pico —10 de mayo, Navidad— lo magnifican.
Tres bases distintas (pastelería, cafetería, restaurante). Sin capa analítica encima. Implementar nuevos módulos toma meses y bloquea iniciativas como integración de pin pads o e-commerce.
Hicieron bootcamps internos, prueban herramientas, tienen visión. Lo que falta es alguien que traduzca a su día a día y los acompañe a orquestar — no a aprender una herramienta más.
La sesión abrió seis frentes potenciales. Los ordenamos por impacto y velocidad de implementación. El número 01 carga el plan; los demás se construyen en paralelo o como expansión natural sobre la misma infraestructura.
Stock óptimo por SKU, sucursal y día.
Operación analítica sin pasar por IT.
Análisis de CVs contra criterios propios.
Inteligencia sobre la plataforma de tickets actual.
Escucha en redes y analítica de tendencias.
Proyecto técnico paralelo — fuera del scope de IA.
La arquitectura se construye sobre un principio simple: SAP es el núcleo y no se toca en escritura durante las primeras dos fases. Lo leemos de forma controlada hacia un data warehouse moderno propio, y toda la inteligencia —modelos, dashboards y agentes— vive encima del warehouse, no dentro de SAP.
Esto da tres garantías: el caso de éxito SAP recién publicado con Tesselar no se ve afectado, los equipos operativos siguen trabajando igual que hoy, y cualquier experimento de IA puede iterarse sin riesgo a producción.
SAP Business One expone su Service Layer (API REST moderna)
y el DI API tradicional. Ambos permiten escritura completa
sobre órdenes, inventario y maestros. Es viable y soportado.
Lo que recomendamos es empezar solo con lectura: las primeras dos fases entregan valor sin tocar SAP, y la decisión de escribir se toma después con el modelo ya validado, sobre flujos específicos y bajo aprobación humana. Es disciplina, no limitación técnica.
Cada fase entrega valor independiente. No es necesario completar la siguiente para sostener la anterior. El orden está pensado para construir confianza —primero cimientos, luego victorias rápidas, luego el modelo predictivo, luego autonomía del equipo.
Diseño y montaje del data warehouse moderno. Conexión segura de lectura al Service Layer de SAP. Carga de dos años de histórico de ventas, inventario y maestros.
Dos entregables tangibles que demuestran valor sin tocar producción. Pensados para que el equipo vea la capa nueva funcionando antes de comprometerse con el modelo predictivo.
El proyecto ancla. Modelo de predicción con estacionalidad y temporadas pico. Interfaz para que Paola ajuste, apruebe y publique las sugerencias. Validación en 5 sucursales piloto antes de extender al resto.
Capacitación a Luis, Paola y gerentes para que operen, ajusten y extiendan el sistema sin depender de HEYAY. Sesiones semanales de acompañamiento. Es lo que Paulette pidió explícitamente: no dejarlos solos.
Las primeras semanas tienen el peso de validar la arquitectura y demostrar resultado tangible antes de escalar. Después del día 90, el sistema vive con el equipo y el acompañamiento se vuelve consultivo.
Warehouse activo, histórico de SAP cargado, primer dashboard funcional para Paola. Inicio del análisis exploratorio para el modelo predictivo.
App de CVs operando con RH. Dashboards en uso por gerentes. Primer modelo de predicción en pruebas controladas con cinco sucursales piloto.
Predicción de demanda extendida a las 25 boutiques. Métrica de merma reducida medida y reportada. Equipo capacitado para operar y ajustar.
Sesiones semanales de seguimiento con gerentes. Evolución hacia mantenimiento inteligente y marketing — sobre la misma infraestructura.
Una semana de discovery técnico arranca cuando estos cuatro elementos estén disponibles. No son bloqueantes para confirmar el proyecto — se pueden trabajar en paralelo a la formalización.
Paulette cerró la sesión pidiendo, textualmente, que no los dejáramos solos. Esa frase define el formato de la relación: un retainer mensual que cubre construcción, operación y formación al equipo de gerentes.
No es un proyecto cerrado con entrega y salida. Es un compromiso de 90 días con un equipo —Luis, Paola, gerentes y la propia Paulette— que tras ese trimestre opera con respaldo, no con dependencia. La inversión exacta y el modelo comercial los definimos en la próxima conversación, una vez confirmado el alcance.
“Vamos a modernizar los cimientos primero, automatizar lo repetitivo después, y prepararlos para que ustedes mismos dirijan la orquesta.” — Mensaje principal del plan
Si lo que está aquí refleja lo que su equipo necesita, agendemos una llamada breve con Paulette y Luis para confirmar alcance, fechas y modelo de acompañamiento. Cualquier ajuste a este diagnóstico es bienvenido — está hecho para iterarse con ustedes.
